لماذا تصل رسائل البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري إلى البريد العشوائي، وكيف تُصلح ذلك

ترسل عرض سعر أو فاتورة أو نشرة بريدية، ولا يراها العميل أبدًا، لأنها قابعة في مجلد البريد العشوائي. مشكلات وصول البريد الإلكتروني شائعة ومكلفة، وغالبًا ما تسببها بضعة إعدادات تقنية يسهل إصلاحها متى عرفت أين تبحث.

لماذا تصل الرسائل إلى البريد العشوائي

تقرّر مزوّدات البريد مثل Gmail وOutlook في جزء من الثانية ما إذا كانت ستثق برسالة ما. وهي تنظر إلى:

• ما إذا كان الخادم المُرسِل مسموحًا له فعلًا بالإرسال باسم نطاقك.
• سمعة نطاقك والخوادم التي ترسل منها.
• ردود فعل المستلمين: هل يفتحون رسائلك أو يردّون عليها أو يصنّفونها رسائل مزعجة؟
• المحتوى نفسه: عناوين مضلِّلة، أو كثرة الروابط أو الصور، أو مرفقات من مرسلين غير معروفين.

منذ عام 2024، تُلزم Gmail وYahoo المرسلين بالجملة بتوثيق رسائلهم بشكل صحيح. والرسائل التي تفشل في هذه الفحوصات تُرفض مباشرةً بشكل متزايد.

أعِدّ السجلات الثلاثة الأساسية

هذه إعدادات صغيرة في سجلات DNS الخاصة بنطاقك. ومعًا تُثبت أن رسائلك صادرة منك فعلًا.

1. SPF يُدرج الخوادم المسموح لها بإرسال البريد باسم نطاقك، مثل مزوّد بريدك الإلكتروني وأداة النشرات البريدية.
2. DKIM يضيف توقيعًا رقميًا إلى كل رسالة، ليتمكّن المستلمون من التحقق من أنها لم تُعدَّل في الطريق.
3. DMARC يُخبر المستلمين بما يفعلونه عندما تفشل رسالة في فحص SPF أو DKIM، ويرسل إليك تقارير عمّن يرسل البريد باسمك.

ابدأ DMARC في وضع المراقبة، وراجع التقارير، ثم شدّده خطوة بخطوة. وهذا يمنع أيضًا المحتالين من إرسال رسائل مزيّفة تبدو وكأنها صادرة عن نشاطك التجاري.

استخدم الأداة المناسبة لكل نوع من الرسائل

• البريد اليومي الصادر عن فريقك يجب أن يمرّ عبر مزوّد احترافي مثل Google Workspace أو Microsoft 365 وباستخدام نطاقك الخاص.
• رسائل الموقع مثل إشعارات نماذج التواصل وإعادة تعيين كلمات المرور وتأكيدات الطلبات، يجب أن تُرسَل عبر خدمة بريد للمعاملات، لا عبر وظيفة البريد المدمجة في خادم الويب.
• النشرات البريدية مكانها أداة مخصّصة، ويُفضَّل أن تُرسَل من نطاق فرعي منفصل، حتى لا تضرّ أي حملة تسويقية بسمعة فواتيرك أبدًا.

حافظ على سمعة جيدة

• لا ترسل إلا لمن طلب أن يسمع منك. ولا تشترِ قوائم عناوين أبدًا.
• اجعل إلغاء الاشتراك سهلًا وسريعًا.
• احذف العناوين التي ترتدّ رسائلها أو التي لم تفتح شيئًا منذ مدة طويلة.
• أرسل بإيقاع ثابت بدلًا من دفعات ضخمة مفاجئة.
• اكتب عناوين واضحة تطابق المحتوى.

تحقّق من وضعك

تعرض أدوات مجانية مثل Google Postmaster Tools سمعة نطاقك لدى Gmail، وتُظهر أدوات اختبار البريد ما إذا كانت فحوصات SPF وDKIM وDMARC ناجحة. إذا قال العملاء إن رسائلك لم تصلهم، فتحقّق من هذه أولًا قبل أن تلوم المستلم.