İşletme e-postaların neden spama düşüyor ve nasıl düzeltilir?

Bir teklif, fatura veya bülten gönderiyorsun ve müşteri onu hiç görmüyor. Çünkü spam klasöründe duruyor. E-posta teslim edilebilirliği sorunları yaygın ve maliyetlidir; genellikle de nereye bakacağını bildiğinde kolayca düzeltilebilen birkaç teknik ayardan kaynaklanır.

E-postalar neden spama düşer?

Gmail ve Outlook gibi e-posta sağlayıcıları bir mesaja güvenip güvenmeyeceklerine saniyeler içinde karar verir. Şunlara bakarlar:

• Gönderen sunucunun alan adın adına e-posta göndermeye gerçekten yetkili olup olmadığı.
• Alan adının ve gönderim yaptığın sunucuların itibarı.
• Alıcıların tepkisi: e-postayı açıyorlar mı, yanıtlıyorlar mı, yoksa spam olarak mı işaretliyorlar?
• İçeriğin kendisi: yanıltıcı konu satırları, çok fazla bağlantı veya görsel ya da tanınmayan göndericilerden gelen ekler.

Gmail ve Yahoo, 2024'ten bu yana toplu gönderim yapanların e-postalarını doğru şekilde doğrulamasını zorunlu tutuyor. Bu kontrollerden geçemeyen mesajlar giderek daha sık doğrudan reddediliyor.

Üç temel kaydı kur

Bunlar alan adının DNS'indeki küçük ayarlardır. Birlikte, e-postalarının gerçekten senden geldiğini kanıtlarlar.

1. SPF alan adın adına e-posta göndermesine izin verilen sunucuları (örneğin e-posta sağlayıcını ve bülten aracını) listeler.
2. DKIM her mesaja dijital bir imza ekler; böylece alıcılar mesajın yolda değiştirilmediğini kontrol edebilir.
3. DMARC bir mesaj SPF veya DKIM kontrolünden geçemediğinde alıcılara ne yapmaları gerektiğini söyler ve senin adına kimlerin e-posta gönderdiğine dair sana raporlar yollar.

DMARC'ı izleme modunda başlat, raporları incele, ardından adım adım sıkılaştır. Bu, dolandırıcıların işletmenden geliyormuş gibi görünen sahte e-postalar göndermesini de engeller.

Her e-posta türü için doğru aracı kullan

• Ekibinin günlük e-postaları kendi alan adınla, Google Workspace veya Microsoft 365 gibi profesyonel bir sağlayıcı üzerinden gönderilmeli.
• Web sitesi e-postaları (iletişim formu bildirimleri, şifre sıfırlamaları ve sipariş onayları gibi) web sunucusunun yerleşik posta işlevi yerine işlemsel bir e-posta hizmeti üzerinden gönderilmeli.
• Bültenler ise ayrı bir araçtan, tercihen ayrı bir alt alan adından gönderilmeli; böylece bir pazarlama kampanyası faturalarının itibarına asla zarar veremez.

İtibarını sağlıklı tut

• Yalnızca senden haber almak isteyen kişilere e-posta gönder. Asla liste satın alma.
• Abonelikten çıkmayı kolay ve hızlı hale getir.
• Geri dönen ya da uzun süredir hiçbir şey açmayan adresleri listeden çıkar.
• Ani ve devasa toplu gönderimler yerine düzenli bir tempoda gönder.
• İçerikle örtüşen net konu satırları yaz.

Durumunu kontrol et

Google Postmaster Tools gibi ücretsiz araçlar alan adının Gmail nezdindeki itibarını gösterir; e-posta test araçları ise SPF, DKIM ve DMARC'ın geçip geçmediğini gösterir. Müşteriler e-postalarını almadıklarını söylüyorsa, alıcıyı suçlamadan önce ilk olarak bunları kontrol et.