Por que os e-mails da sua empresa caem no spam e como resolver

Você envia um orçamento, uma fatura ou uma newsletter, e o cliente nunca vê. Está parado na pasta de spam. Problemas de entregabilidade de e-mail são comuns e custam caro, e geralmente são causados por algumas configurações técnicas fáceis de corrigir quando você sabe onde procurar.

Por que os e-mails caem no spam

Provedores de e-mail como Gmail e Outlook decidem em uma fração de segundo se confiam em uma mensagem. Eles avaliam:

• Se o servidor de envio está realmente autorizado a enviar pelo seu domínio.
• A reputação do seu domínio e dos servidores de onde você envia.
• Como os destinatários reagem: eles abrem, respondem ou marcam você como spam?
• O próprio conteúdo: assuntos enganosos, links ou imagens demais, ou anexos de remetentes desconhecidos.

Desde 2024, Gmail e Yahoo exigem que remetentes em massa autentiquem corretamente seus e-mails. Mensagens que falham nessas verificações são cada vez mais rejeitadas de imediato.

Configure os três registros principais

São pequenas configurações no DNS do seu domínio. Juntas, elas comprovam que seus e-mails são realmente seus.

1. SPF lista os servidores autorizados a enviar e-mails pelo seu domínio, como seu provedor de e-mail e sua ferramenta de newsletter.
2. DKIM adiciona uma assinatura digital a cada mensagem, para que os destinatários possam verificar se ela não foi alterada no caminho.
3. DMARC diz aos destinatários o que fazer quando uma mensagem falha no SPF ou no DKIM, e envia a você relatórios sobre quem está enviando e-mails em seu nome.

Comece o DMARC em modo de monitoramento, analise os relatórios e depois aperte as regras passo a passo. Isso também impede que golpistas enviem e-mails falsos que parecem vir da sua empresa.

Use a ferramenta certa para cada tipo de e-mail

• O e-mail do dia a dia da sua equipe deve passar por um provedor profissional como Google Workspace ou Microsoft 365 no seu próprio domínio.
• Os e-mails do site, como notificações do formulário de contato, redefinições de senha e confirmações de pedido, devem ser enviados por um serviço de e-mail transacional, e não pela função de e-mail nativa do servidor web.
• As newsletters devem ficar em uma ferramenta dedicada, de preferência em um subdomínio separado, para que uma campanha de marketing nunca prejudique a reputação das suas faturas.

Mantenha sua reputação saudável

• Envie e-mails apenas para quem pediu para receber notícias suas. Nunca compre listas.
• Facilite e agilize o cancelamento da inscrição.
• Remova endereços que retornam com erro ou que não abrem nada há muito tempo.
• Envie em um ritmo constante, em vez de grandes lotes repentinos.
• Escreva assuntos claros que correspondam ao conteúdo.

Confira como você está indo

Ferramentas gratuitas como o Google Postmaster Tools mostram a reputação do seu domínio no Gmail, e testadores de e-mail mostram se o SPF, o DKIM e o DMARC passam. Se os clientes disserem que não receberam seus e-mails, verifique isso primeiro, antes de culpar o destinatário.