Por qué tus correos de empresa acaban en spam y cómo solucionarlo

Envías un presupuesto, una factura o una newsletter, y el cliente nunca lo ve: está en su carpeta de spam. Los problemas de entregabilidad del correo son frecuentes y costosos, y suelen deberse a unos pocos ajustes técnicos que son fáciles de corregir cuando sabes dónde mirar.

Por qué los correos acaban en spam

Proveedores de correo como Gmail y Outlook deciden en una fracción de segundo si confían en un mensaje. Se fijan en:

• Si el servidor que envía está realmente autorizado a enviar en nombre de tu dominio.
• La reputación de tu dominio y de los servidores desde los que envías.
• Cómo reaccionan los destinatarios: ¿abren, responden o te marcan como spam?
• El propio contenido: asuntos engañosos, demasiados enlaces o imágenes, o archivos adjuntos de remitentes desconocidos.

Desde 2024, Gmail y Yahoo exigen a los remitentes masivos que autentiquen correctamente sus correos. Los mensajes que no superan estas comprobaciones se rechazan directamente cada vez con más frecuencia.

Configura los tres registros clave

Son pequeños ajustes en el DNS de tu dominio. Juntos demuestran que tus correos los envías realmente tú.

1. SPF enumera los servidores autorizados a enviar correo en nombre de tu dominio, como tu proveedor de correo y tu herramienta de newsletters.
2. DKIM añade una firma digital a cada mensaje para que los destinatarios puedan comprobar que no se ha modificado por el camino.
3. DMARC indica a los destinatarios qué hacer cuando un mensaje no supera SPF o DKIM, y te envía informes sobre quién envía correos en tu nombre.

Empieza con DMARC en modo de monitorización, revisa los informes y después endurécelo paso a paso. Así también impides que los estafadores envíen correos falsos que parecen proceder de tu empresa.

Usa la herramienta adecuada para cada tipo de correo

• El correo del día a día de tu equipo debería pasar por un proveedor profesional como Google Workspace o Microsoft 365 con tu propio dominio.
• Los correos de la web, como los avisos del formulario de contacto, los restablecimientos de contraseña y las confirmaciones de pedido, deberían enviarse a través de un servicio de correo transaccional, no con la función de correo integrada del servidor web.
• Las newsletters deben ir en una herramienta dedicada, idealmente desde un subdominio aparte, para que una campaña de marketing nunca pueda perjudicar la reputación de tus facturas.

Mantén una buena reputación

• Escribe solo a quien haya pedido saber de ti. Nunca compres listas.
• Haz que darse de baja sea fácil y rápido.
• Elimina las direcciones que rebotan o que llevan mucho tiempo sin abrir nada.
• Envía con un ritmo constante en lugar de grandes envíos repentinos.
• Escribe asuntos claros que se correspondan con el contenido.

Comprueba cómo lo estás haciendo

Herramientas gratuitas como Google Postmaster Tools muestran la reputación de tu dominio en Gmail, y los testers de correo indican si SPF, DKIM y DMARC se validan correctamente. Si tus clientes dicen que no han recibido tus correos, revisa esto primero antes de culpar al destinatario.